Branchenlösungen / RECHNUNGSBUCHHALTUNG

Routineaufgaben im Rechnungswesen automatisieren

Unser robotischer Sachbearbeiter im Rechnungswesen hilft Ihnen, mehr Zeit für mehrwertschaffende Projekte und Controlling zu haben. Er agiert wie ein Mitarbeiter im Home Office, der ständig und automatisch Eingangsrechnungen bearbeitet, Ausgangsrechnungen erstellt, und Mahnungen versendet. 
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Buchhaltung entlasten und Abläufe beschleunigen

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Liquidität optimieren

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Materialmarge mit Skonti verbessern

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Die meisten Rechnungen kommen heute in elektronischer Form, viele bereits maschinenlesbar (ZUGFeRD o.Ä.). Trotzdem hat jedes Unternehmen mit großer Variabilität in den Rechnungsformaten zu kämpfen, die Automatisierung erschwert. Unsere intelligenten Roboter gehen weit über optische Charaktererkennung hinaus, um die Finanzabteilung auf eine sinnvolle Weise zu unterstützen und über 80 % der Eingangsrechnungen vollautomatisiert einzubuchen.

Ein großer Teil der Arbeitszeit in der Rechnungsverarbeitung wird damit verbracht, Ausnahmen und Fehler auf Rechnungen zu verwalten. Diese Ausnahmen und Fehler sind in den meisten Fällen geringfügig, verzögert jedoch die Bearbeitung der Rechnung und verbrauchen viel Zeit. Um dies zu lösen, greift der robotische Sachbearbeiter auf vordefinierte Validierungsregeln zurück (zB Rechnungsdatum, Übereinstimmung mit der Bestellung und dem Wareneingang, Rechnungssumme).

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Robotischer Sachbearbeiter Rechnungswesen ist ein KI-gestützter Roboter, dessen Aufgabe es ist, regelbasierte Rechnungsprozesse zu übernehmen.
Stellenbeschreibung des robotischen Sachbearbeiters:
  • Eingangsrechnungen ggü. Bestellungen und Wareneingang zu überprüfen

  • Anhand festgelegter Regeln über die Benutzung von Skonti zu entscheiden

  • Rechnungsdaten in die relevanten IT-Systeme einzutragen

  • Ausgangsrechnungen zu erstellen

  • Zahlungseingang zu überwachen und Mahnungen zu schreiben

Robotischer Sachbearbeiter steht Ihrem Team wie ein fleißiger Mitarbeiter zur Seite.

/  Kommunikation per E-Mail, WhatsApp oder Teams

/  Regelmäßige Berichterstattung an den Abteilungsleiter und/oder die Mitarbeiter

/  Arbeitet am eigenen Rechner (oder VM) im Ihrem System - genauso sicher wie ein Mitarbeiter

/  Passt sich Ihrem Unternehmen nach der ersten Einweisung an: Umgang mit IT-Systemen, Zahlungsziele, Regeln usw.

/  Arbeitet mit den gleichen IT-Zugängen und Konten wie Ihre Mitarbeiter

/  Kann Schnittstellen (API) oder Benutzeroberflächen (GUI) benutzen

/  Arbeitet schnell und zuverlässig

Financial Analyst
Mehr Zeit  für mehrwertschaffende Aufgaben

Der Roboter kann über 80 % aller Eingangsrechnungen und bis zu 100 % der Ausgangsrechnungen vollständig bearbeiten. Dadurch wird der Arbeitsaufwand in der Finanzabteilung erheblich reduziert. Die Mitarbeiter können sich dadurch auf Fortbildung, Controlling und Liquiditätsmanagement konzentrieren. 

Liquidität und Margen verbessern durch automatisierte Kontrolle

Der Roboter stellt sicher, dass Ausgangsrechnungen sofort versendet werden, und dass Eingangsrechnungen erst kurz vor bzw. an dem Fälligkeitsdatum bezahlt werden.  Die Mitarbeiter haben Zeit, um das Timing der Ausgangsrechnungen zu optimieren oder andere taktische Maßnahmen zu ergreifen. 

Keine Vertragsbindung oder Mindestvolumen

Der Roboter wird im "Pay-Per-Use"-Modell pro Rechnung bezahlt, und lohnt sich dadurch sowohl für große als auch für kleine Unternehmen. Unsere Roboter empfangen zwischen 50 und 7.500 Rechnungen im Monat. 

Der robotische Sachbearbeiter lohnt sich ab dem ersten Tag
Der Weg zur "Anstellung" des Roboters

Die Inbetriebnahme des Robotischen Sachbearbeiters dauert ca. 3-4 Wochen, die hauptsächlich für Prozessdefinition, Einlernen des KI-Modells und Anbindung an die IT-Systeme benötigt werden. Nach der Inbetriebnahme stehen wir jederzeit bei Fragen zur Verfügung und stellen im Hintergrund sicher, dass der Roboter einwandfrei funktioniert.

1

Prozesse definieren

F-ONE verwendet das BPMN Format, um soll-Prozesse gemeinsam mit Ihnen zu definieren und die Arbeitsschritte festlegen, die vom Roboter übernommen werden sollten.

2

Roboter einweisen

Die "Einweisung" umfasst hauptsächlich das Training des KI-Modells auf Basis von historischen Rechnungen, sowie die Anbindung des Roboters an Ihre IT-Systeme mittels Schnittstellen oder über die Benutzeroberfläche.

3

Kollegen vorstellen

Wir besprechen mit Ihrem Team, wie man mit dem Robotischen Sachbearbeiter zusammenarbeitet, um die besten Ergebnisse für Ihr Unternehmen zu erzielen.