RPA im M&A-Kontext Einsetzen

Eine Unternehmensakquisition ist keine einfache Aufgabe, besonders wenn Sie dafür verantwortlich sind, dass der Deal funktioniert. Und entgegen der Behauptung einiger VDR-Vermarkter gibt es keine Silberkugel für ein erfolgreiches Projekt. Erfolgreiche Manager verwenden eine Reihe von Tools, von den traditionellsten (wie das Balanced Scorecard) bis zu den innovativsten wie die künstliche Intelligenz.


RPA (kurz für Robotic Process Automation, oder robotgesteuerte Prozessautomatisierung) ist eines dieser innovativen Tools, die das Versprechen halten, verschiedene Aspekte von M&A erheblich zu verbessern. Dieser Artikel gibt eine erste Übersicht über die Möglichkeiten, Anwendungsbereiche und Einschränkungen von RPA bei der Due Diligence und in der Integration.


Inhalte:

RPA bei der Due Diligence

RPA bei Post-Merger Integration (PMI)

Stammdatenmigration

Übergangslösung in der Systemintegration

Einsatz von RPA, um TSA schneller abzuschaffen

Häufige Fragen

Lohnt sich die Prüfung von RPA für mein M&A-Projekt?

Wie lange dauert die Einführung von RPA?

Was kostet RPA?

Das Meiste aus RPA bei Übernahmen und Fusionen machen

Nächste Schritte?


RPA bei der Due Diligence


Vor der Ankündigung der Transaktion sind die Deal-Teams auf beiden Seiten ressourcenbeschränkt und durch Vertraulichkeit gebunden. Dadurch sind kritische Teammitglieder aus den Bereichen IT, Kundenbetreuung und Vertrieb häufig außerhalb der Reichweite des Deal-Teams. Infolgedessen kann keine umfassende Prüfung der nichtfinanziellen Dokumentation des Targets durchgeführt werden.


Beispiel: Kauf eines E-Commerce-Unternehmens, bei dem ein erheblicher Teil der Bewertung auf die Kundendaten des Targets zurückgeführt wird. Der Erwerber muss verstehen, ob die Daten aktuell und vollständig sind. Gleichzeitig kann er oder sie keinen Zugriff auf die Datenbank des Targets erhalten (aus Gründen der Vertraulichkeit, Sicherheit und des Wettbewerbs). Dies kann behoben werden, indem eine Garantie des Verkäufers auf die Datenqualität angefordert wird. Wenn sich aber post-Closing herausstellt, dass die Daten unvollständig oder veraltet sind, erwarten den Käufer Rechtsstreitigkeiten und Gerichtskosten. In so einem Fall wünscht man sich, einfach ein anderes Target ausgewählt zu haben.


RPA ermöglicht einen grundsätzlich neuen Ansatz bei der Due Diligence. Aufgrund seiner Einfachkeit und der schnellen Bereitstellung kann RPA vom Deal-Team zügig eingesetzt werden, um die relevanten Daten auszuwerten, Unregelmäßigkeiten und fehlende Datenfelder zu identifizieren und eine regelbasierte Bewertung der Datenqualität durchzuführen (z. B. zu überprüfen, ob die E-Mails noch gültig sind). Wichtig ist, dass alle Datenvorgänge in der IT-Umgebung des Targets stattfinden, sodass sich der Verkäufer nicht um Cybersicherheit oder Wettbewerbsbedenken kümmern muss. Die Benutzeroberfläche von RPA ist für das Management des Targets ohne technischen Hintergrund einfach genug, um zu überprüfen, welche Vorgänge vom Roboter ausgeführt werden.


Die Vorteile, die RPA bei der Due-Diligence-Prüfung bieten kann, sind erheblich, jedoch ist sein Anwendungsbereich auch ziemlich beschränkt. Selbst wenn RPA mit künstlicher Intelligenz ergänzt wird, kann es ab heute keine finanzielle oder rechtliche Due Diligence ersetzen. Wie aus dem Begriff hervorgeht, bleibt DD in der Verantwortung der Führungskräfte, die für den Deal verantwortlich sind.


Sie können sich RPA-Bots als bedarfsgesteuerte, hocheffiziente und genaue (aber nicht unabhängig denkende) Inspektoren vorstellen, die ab sofort Teil Ihres Deal-Teams werden. Sie können mit dm vorhandenen Zugriff auf die IT-Systeme des Targets arbeiten (meistens nur über die Benutzeroberfläche).


RPA bei der Post-Merger Integration


Sobald der Deal abgeschlossen ist, beginnt die tatsächliche Arbeit. Das Integrationsteam hat die Aufgabe, Umsatz- und Kostensynergien zu erreichen, den Zeitplan für die IT-Integration einzuhalten und den Transitional Services Agreement (im Falle von Unternehmensveräußerungen) zu ersetzen. Für börsennotierte Erwerber verfolgen die Märkte den Fortschritt der Integration.


PMI ist ein komplexes, funktionsübergreifendes Projekt, und auch hier ist RPA eines der neuartigen Tools im Toolkit der Führungskraft. Es kann strategisch (mit der Absicht, die RPA-Praxis langfristig auszubauen) oder taktisch (als kurz- bis mittelfristiger Bestandteil der Integrations-Roadmap) eingesetzt werden.


Strategische Anwendungen von RPA ähneln denen außerhalb des M&A-Kontexts. Der Vollzug einer Akquisition mag ein logischer Moment sein, um RPA mit einem begrenzten Pilotprojekt in Ihr Unternehmen einzuführen. Oft möchten Führungskräfte ihre Aufmerksamkeit jedoch nicht zerstreuen, und schieben die RPA-Pilotprojekte bis nach der Integrationsphase zurück (wir kommen noch in diesem Artikel dazu, wann das die richtige Strategie sein kann).


In diesem Handbuch konzentrieren wir uns auf die taktischen Anwendungen von RPA im Rahmen von PMI. Dies sind die Fälle, in denen das fusionierte Unternehmen ohne RPA entweder (Offshore-) Mitarbeiter beschäftigen müsste, um massive Integrationsaufgaben zu bewältigen, oder viele Monate warten müsste, bis das integrierte IT-System beiden Unternehmen zur Verfügung steht. Nachfolgend nennen wir einige Beispiele.


Stammdatenmigration


Datenmigrationen sind ein klassischer Anwendungsfall für RPA: Extrahieren von Dateneinträgen aus dem EDV System des Targets, Feststellung fehlender Datenfelder und Unregelmäßigkeiten (z. B. Einträge im falschen Format), Berichtigung, Formatierung und Transfer von Daten. Roboter führen Datenmigration um eine Größenordnung schneller als Menschen und mit viel höherer Genauigkeit aus.


RPA funktioniert besonders gut, wenn eine Datenbank anhand der Quelldokumentation überprüft werden muss. In Verbindung mit KI (künstliche Intelligenz) und OCR (optische Zeichenerkennung) können RPA-Bots Gigabyte gescannter Dokumente durchlaufen und sicherstellen, dass die Daten, die auf die Systeme des Erwerbers migriert werden, vollständig und korrekt sind. Dies ist besonders relevant für Unternehmen, die über große Mengen an Legacy-Dokumentation außerhalb des DMS (Document Management System) verfügen, z. Leasingverträge oder Umweltdokumentationen.


Übergangslösung in der Systemintegration


Möglicherweise haben Sie bereits einen Integrationsplan, der vom CEO für die Umsetzung freigezeichnet wurde. Wenn der endgültige Endzustand jedoch mehr als ein paar Monate entfernt ist, bedeutet dies eines: Die Ressourcen des Targets sowie das Kundenerlebnis werden lange Zeit unter Druck stehen. Manchmal kann die Implementierung eines hochmodernen ERP Systems mehrere Jahre dauern, wobei die Synergieziele lange davor erreicht werden müssen.


Es wird oft übersehen, ist aber von entscheidender Bedeutung, dass ein längerer Übergang zusätzlichen Druck auf Ihre besten Mitarbeiter ausübt, die extra Stunden arbeiten, um den Kundenservice und die internen Aufgaben aufrechtzuerhalten. In den ersten Monaten nach dem Deal sind sie von der Änderung begeistert, aber auch besorgt über die möglichen Auswirkungen. Der Verlust der Schlüsselmitarbeiter an Wettbewerber kann eine Todesspirale mit unermesslichen Kosten für das Targetunternehmen auslösen.


RPA bietet eine schnelle Möglichkeit, eine beliebige Anzahl von IT-Systemen miteinander zu verbinden und benutzerfreundliche Schnittstellen und Berichte zu erstellen. Dies verbessert die Agilität des Unternehmens und entlastet die Mitarbeiter (denken Sie an einen Mitarbeiter im Kundensupport, der im Gespräch mit einem Kunden mit verschiedenen Systemen jonglieren muss, um Kundeninformationen zu finden. Oder noch schlimmer - er kann überhaupt nicht auf die Systeme des Targets zugreifen, wie dies lange Zeit der Fall nach der Übernahme von Unitymedia durch Vodafone der Fall war).


Sie können sich RPA als einen Assistenten vorstellen, der verschiedene Systeme durchsucht und zur richtigen Zeit die richtigen Informationen für die richtige Person findet und diese dann in wenigen Sekunden im richtigen Format präsentiert oder ins richtige Zielsystem einpflegt. RPA ist jedoch viel günstiger als die Anstellung neuer Mitarbeiter, viel schneller, und es ist einfach auszuschalten oder anderweitig zu verwenden, sobald der Bedarf nachgelassen hat.


RPA kann den Führungskräften helfen, ihre Integrationsziele im Rahmen des vorhandenen Betriebsbudgets zu erreichen.

Unternehmen versuchen häufig, die Einführung von Übergangslösungen zu vermeiden. Jede Softwareimplementierung (RPA ist keine Ausnahme) ist mit einmaligen Kosten, Change Management und Wartungskosten verbunden. Der Übergang nach dem Zusammenschluss ist jedoch für jedes Unternehmen eine sehr heikle Zeit. Sowohl Kunden als auch Wettbewerber suchen nach Anzeichen von Schwäche oder Instabilität. Wenn die Verwendung von RPA dazu beiträgt, das Kundenerlebnis während der Übergangszeit zu verbessern, die Integration zu beschleunigen und wichtige Mitarbeiter zu binden, lohnt sich der Aufwand vielmals.


Einsatz von RPA, um den TSA schneller abzuschaffen


Transitional Service Agreements (TSA), die während der Veräußerung von Konzernsparten geschlossen werden, beinhalten häufig Kosten-Ratchets, oder Strafpreismechanismen, um den Käufer zu einem früheren Übergang zu motivieren. Aber noch bevor die Ratsche aufgerufen wird, belasten TSA-Services die Gewinn- und Verlustrechnung des Käufers unnötig stark. Die Implementierung und Skalierung von RPA erfordert wenig Zeit und bietet daher einen nützlichen Mechanismus, um den Ausstieg aus dem TSA zu beschleunigen und eine sofortige Kapitalrendite zu erzielen.


Häufige Fragen


Lohnt sich die Prüfung von RPA für meinen M&A-Projekt?


Einige beispielhafte Indikatoren dafür, dass RPA eine gute Investition für Sie sein könnte:


Bei der Due Diligence:

  • Sie könnten einige zusätzliche Hände verwenden, um Dokumente oder Daten zu durchsuchen, können aber die Größe des Deal-Teams nicht erhöhen

  • Das Management des Targets verfügt nicht über die IT-Zugriffsebene, die zur ordnungsgemäßen Prüfung der kritischen Daten erforderlich ist

  • Sie verwenden Deal-Anwälte, um Verträge im DMS zu bearbeiten (und möchten diese Gesetzesvorlage lieber nicht sehen).

Bei der Post-Merger-Integration:

  • Sie müssen große Datenmengen migrieren, die überprüft, bereinigt oder neu formatiert werden müssen

  • Der Abschluss Ihrer IT-Integration liegt mindestens 6 Monate in der Zukunft, und währenddessen muss das Target mit beschränkter Funktionalität oder Mehraufwand rechnen

  • Das Team des erworbenen Unternehmens muss zusätzliche Stunden einplanen, um neue Anforderungen zu erfüllen (z. B. doppelte Dateneingabe oder Berichterstellung), oder Sie mussten dafür neue Mitarbeiter einstellen

  • Sie fragen Ihren Offshore-Outsourcer bereits nach dem Stundensatz für einen 10.000-Stunden-Job


Wie lange dauert die Einführung von RPA?


M&A-Projekte werden häufig auf einer komprimierten Zeitachse ausgeführt, und RPA ist eine der wenigen Softwaretechnologien, die mithalten kann. Es dauert ein paar Tage, um festzustellen, ob und mit welchem Aufwand die jeweilige Aufgabe automatisierbar ist. Die Roboter können innerhalb weniger Wochen fertiggestellt, getestet und ausgerollt werden. Parallel dazu sollte Change Management stattfinden. Es hilft, wenn Ihr RPA-Lösungspartner mit dem Kontext von M&A-Transaktionen vertraut ist und bereits ähnliche Projekte durchgeführt hat.


Ein Benutzer kann in etwa zwei Stunden lernen, einfache RPA-Bots zu erstellen und anzupassen. Mitglieder des Deal-Teams können sich für kostenlose Kurse wie die Automation Anywhere University oder die UiPath Academy anmelden. Das Erstellen von belastbaren RPA-Lösungen für Unternehmen wird komplexer (weshalb es Unternehmen wie F-ONE gibt). Eines der Hauptversprechen von RPA ist jedoch, dass Geschäftsbenutzer nach Abschluss der Hauptinstallation die Verantwortung für die Automatisierungsprozesse übernehmen können.


Was kostet RPA?


Bei RPA sind mehrere Kostentreiber zu berücksichtigen:

  • Jährliche Lizenzkosten (Studios, Orchestration und die Roboter selbst)

  • Einmalige Implementierungsgebühren (Beratung, Entwicklungskosten)

  • Wiederkehrende externe Wartungskosten (Code-Anpassungen, technischer Support)

  • Infrastruktur und Governance (Überwachung, Sicherung, Verwaltung der Bots)

Bei einem Stundenkostenvergleich mit der Einstellung eines Mitarbeiters gewinnen RPA-Bots um eine Größenordnung. Bei den richtigen Aufgaben können sie viel produktiver, genauer und zuverlässiger sein. Genau wie bei Menschen können die Roboter aber auch schlecht geführt werden, indem sie für die falschen Aufgaben eingesetzt, im Leerlauf gehalten oder ohne ordnungsgemäße Überwachung und Wartung betrieben werden. Dies erhöht die tatsächlichen Kosten im Vergleich zu den ursprünglichen Schätzungen.


Die meisten führenden RPA-Anbieter (z.B. Automation Anywhere) bieten kostenlose Community Edition-Konten an, mit denen einzelne Benutzer voll funktionsfähige Bots erstellen und ausführen können. Wenn Sie nur einen einfachen Bot benötigen, um E-Mails zu senden oder Anhänge zu signieren, und Sie ein paar Stunden Zeit haben, können Sie dies selbst und kostenlos tun.


Der Preis einer belastbaren Unternehmenslösung beginnt bei etwa 20.000 € pro Jahr für ein komplett funktionsfähiges Paket mit 1-2 Robotern, einem Entwicklungsstudio und einem Dashboard. Das Hinzufügen weiterer einfachen Funktionen kann von den Benutzern ohne externe Kosten durchgeführt werden, oder Sie können professionelle Berater und Entwickler zur Automatisierung komplexerer Prozesse einsetzen. Die Erhöhung der Roboterkapazität kostet jährlich 5.000-10.000 € pro Roboter. Sie benötigen zusätzliche Kapazität, wenn Ihre vorhandenen Roboter voll ausgelastet sind (24/7) oder wenn Sie möchten, dass mehr Aufgaben gleichzeitig ausgeführt werden. Wenn Ihre Lösung spezielle Funktionen erfordert (z. B. vorab trainierte KI-Module), können diese als separates Paket hinzugefügt werden.


Das Meiste aus RPA bei Übernahmen und Fusionen machen


Wenn Ihre Organisation wiederholt andere Unternehmen kauft (entweder als Konzern oder als Private Equity-Fonds), können Sie ein internes RPA-Kompetenzzentrum einrichten, um die Deal-Teams bei mehreren Transaktionen zu unterstützen. Auf diese Weise können Sie internes Fachwissen aufbauen und nutzen, aber auch Ihre RPA-Lizenzen und -Infrastruktur über mehrere Projekte hinweg besser verteilen.


Als gelegentlicher Käufer, der nach einer taktischen Lösung sucht, ist es möglicherweise besser, auf ein Managed Services-Angebot (RPA-as-a-Service) zuzugreifen, bei dem die Bots einem Dienstanbieter gehören und von diesem betrieben werden und Sie für die tatsächliche Leistung bezahlen.


Zusammenfassend, RPA eröffnet völlig neue Möglichkeiten innerhalb des M&A-Prozesses (sowohl bei der Due Diligence als auch bei der Integration). Es kann Käufern helfen, ihre Positionierung in Wettbewerbsprozessen zu stärken, eine bessere und gründlichere DD-Prüfung durchzuführen, die Integration zu beschleunigen und im Allgemeinen bessere Geschäftsergebnisse zu erzielen. RPA ist nur eines der neuartigen Tools, die einem Dealmaker zur Verfügung stehen. Es ist jedoch sehr vielseitig und flexibel, sodass es in vielen Szenarien kreativ angewendet werden kann.


Nächste Schritte?


Im Internet gibt es eine Reihe von Ressourcen, die sich mit RPA und intelligenter Automatisierung befassen. Websites der wichtigsten Anbieter (Automation Anywhere, UiPath, BluePrism) sind ein guter Ausgangspunkt. Wenn Sie Zeit haben, bieten alle drei großartige kostenlose Kurse für den Einstieg an. Sie können eine kostenlose Community-Edition herunterladen und ein Gefühl für die Technologie aus erster Hand bekommen.


Wenn Sie keine Zeit haben (was höchstwahrscheinlich bei einem M&A-Projekt der Fall ist), können wir einen kurzen Anruf vereinbaren, um zu prüfen, ob Ihre Herausforderung mit RPA gelöst werden kann. Die F-ONE Group ist ein Beratungs- und Implementierungspartner für intelligente Automatisierung. Wir haben besondere Expertise in M&A-Anwendungen. Ob Sie ein Unternehmens- oder Private Equity-Manager, ein M&A-Berater, ein Integrationsberater oder ein Due-Diligence-Berater sind, freuen wir uns auf Ihre Kontaktaufnahme.